京機会の個人情報保護に関する基本方針について
 
 京機会の個人情報を適正に扱うために、以下の基本方針を制定しこれを厳格に運用することとします。この基本方針は、運営委員会、さらに幹事会で議論の後、去る2008年4月19日の春季大会の総会にて承認されました。

個人情報保護に関する基本方針

1.法の遵守
 「個人情報保護に関する法律(平成15年5月30日法律第57号)」やその他の個人情報に適用される関係法令を遵守すると共に、一般に公平と認められる個人情報の取り扱い慣行に準拠し、個人情報を取り扱うものとする。

2.個人情報の定義
 本会での個人情報とは、氏名、卒業年度、勤務先名称、勤務先住所、勤務先電話番号(FAX番号を含む)、勤務先メールアドレス、自宅住所、自宅電話番号(FAX番号を含む)、自宅メールアドレスを指すものとする。

3.個人情報の利用目的
 本会での個人情報は次の目的にのみ利用する。
 @ 京機会ニュース等の定期刊行物の配布
 A 京機会会員名簿の発行及び配布
 B 本部及び支部からの会員への連絡
 C 会費の徴収
 D その他、会則に定める会員相互の親睦・研修のための事業遂行に必要とされる業務

4.個人情報の安全管理
 本会は保有する個人情報を適切に管理し、漏洩、改ざん、消失を防止する為に必要な処置を講じ、上記利用目的を超えて利用することを防止する。また個人情報を扱う職員等に対し個人情報保護の規範の遵守を周知徹底する。

5.業務委託先に対する個人情報の提供・監督
 業務の一部を委託するために、業務委託先に対し必要な範囲の個人情報を提供する場合は、業務委託先との間で取り扱いに関する契約を取り交わし適切な管理を行う。

6.第三者への提供
 5項の業務委託の場合及び次のいずれかの場合を除き、第三者への個人情報の開示と提供は行わない。
 @ 本人の同意がある場合
 A 法令に基づき開示・提供を求められた場合
 B 統計的データなどの個人を特定できない状態で開示・提供する場合

7.個人情報の開示、訂正、利用停止、消去に関する請求
 本会の保有する個人情報に関して、本人から自己の個人情報について申し出があった場合、所定の手続きのうえ、情報の開示、訂正、利用停止、消去の請求に応ずるものとする。

8.個人情報保護・管理の継続的改善
 本会は、個人情報の保護・管理の継続的な見直し及び改善に努める。

9.個人情報保護・管理責任者
 本会は代表幹事を個人情報保護責任者とし、通信・情報・セキュリティ担当幹事を情報管理責任者とする。情報管理責任者は本会の個人情報および個人情報を保存する情報機器の管理業務を行うと共に、本会職員や名簿担当幹事など本会の個人情報を扱う者に対して、個人情報保護の遵守を徹底する。
(2008年4月19日制定)